L'ambiente Lavorativo

Più valore alle persone con il Visible Planning

Il Visible Planning consente di lavorare direttamente sui meccanismi di comunicazione e relazionali tra i componenti del team e favorisce la diffusione della conoscenza, sia tra le diverse funzioni, sia all'interno della stessa , riducendo tempi e costi di realizzazione dei progetti.

Ogni obiettivo raggiunto è il risultato di un progetto ben gestito. Per questo ogni attività aziendale è parte di un progetto che vede coinvolte diverse persone, unite nello sforzo comune di perseguire risultati di sistema.

In tema di project managment si parla molto ultimamente di «soft skill», con cui si indicano quelle competenze di gestione delle persone assolutamente necessarie alla buona riuscita del progetto. Non mancano infatti tecniche e strumenti operativi per la pianificazione, ma c'è accordo comune sul fatto che questi non bastano. Serve qualcosa di più. Serve valorizzare il capitale umano del progetto, perché il progetto è fatto dalle persone.

Anche parlando di soft skill oggi ci sono diversi approcci, uno di questi arriva dal Giappone e si chiama Visible Planning.

Visible planning è nata negli anni ‘90 con l'obiettivo di promuovere la produttività delle organizzazioni ad elevata concentrazione di conoscenza (knowledge intensive). In Europa è entrata verso la fine dello scorso decennio nella gestione del processo di sviluppo prodotto, oltre a trovare un'utilissima applicazione anche in altre aree e processi aziendali.

I principi sui quali si fonda sono, in estrema sintesi, i seguenti:

• condivisione dei principali contenuti del lavoro;
• inerazione tra le risorse coinvolte;
• condivisione delle criticità ;
• condivisione degli obiettivi.

Nulla di nuovo per chi vive nel mondo della Qualità, ma l'aspetto interessante sta nella sua applicazione pratica. Nella gestione dei progetti, Visible Planning, si è rivelata essere una metodologia efficace, soprattutto per i progetti complessi di realtà industriali evolute, in quanto in grado di coniugare aspetti e strumenti tipici del project management a strumenti e azioni tipiche della relazione e della comunicazione aziendale.
Da questo punto di vista il Visible Planning si configura, infatti, come un vero e proprio «programma di sviluppo organizzativo», oltre che come strumento di gestione operativa dei progetti, in quanto consente di lavorare direttamente sui meccanismi di comunicazione e relazionali tra i componenti del team e favorisce la diffusione della conoscenza, sia tra le diverse funzioni, sia all'interno della stessa.
La disponibilità delle informazioni in forma visibile attiva una modalità di comunicazione nuova, basata sulla cooperazione tra dipartimenti e sul rafforzamento del ruolo attivo del management e dello staff nella risoluzione dei problemi.
L'applicazione è possibile in aziende di qualsiasi tipo e dimensione, ma risulta particolarmente efficace in realtà industriali evolute, dove le capacità di sviluppo e di gestione dei progetti costituiscono competenze radicate nelle persone e largamente diffuse all'interno dell'organizzazione.

I risultati più eclatanti giungono da alcune importanti società giapponesi che hanno così ridotto drasticamente il tempo di sviluppo dei nuovi prodotti.

Come funziona
Il Visible Planning si caratterizza essenzialmente per due aspetti:

1. uno qualitativo, quello della scomposizione (Barashi),
2. l'altro quantitativo, quello della pianificazione.

Eseguire un Barashi significa scomporre obiettivi, problemi, attività .
Scomporre gli obiettivi generali in obiettivi individuali è indispensabile per motivare il gruppo e farlo convergere verso target comuni; scomporre i problemi è conveniente per rimuoverne le cause alla fonte; scomporre le attività è necessario per meglio comprenderne il valore aggiunto e propedeutico all'eliminazione degli eventuali sprechi (muda = attività senza valore aggiunto).

Il sistema di pianificazione poi è caratterizzato da tre distinti livelli successivi: una pianificazione di lungo periodo che coinvolge più enti/dipartimenti, una pianificazione di medio periodo che è interna all'area e necessita di una revisione settimanale e, infine, una pianificazione di breve periodo o schedulazione a cadenza giornaliera.

Gli strumenti operativi
Gli strumenti operativi di lavoro consistono fondamentalmente in tabelloni a vista che descrivono i contenuti delle attività e vanno «riempiti», nel corso delle riunioni, in modo progressivo, con la partecipazione di tutti i presenti.
Partendo dalla pianificazione iniziale e attraverso l'avanzamento dei singoli gruppi di lavoro, i project manager/leader utilizzano i cartelloni per monitorare l'avanzamento delle attività, condurre le riunioni, fornire supporto in caso di necessità, garantire alla direzione aziendale quella visibilità, sullo stato dell'arte e su eventuali rischi/opportunità, necessaria a prendere decisioni consapevoli.

La capacità, insita nel Visible Planning, di integrarsi, in maniera efficace e spontanea, con le attività operative di gestione dei processi/progetti/funzioni, fa sì che il metodo venga «fatto proprio» dai membri del gruppo, insieme allo stile di comportamento che lo sostiene, favorendo il radicamento della metodologia nel tempo.

L'agire in modo efficace sulla dimensione relazionale/comportamentale, come descritto in precedenza, prevede un tempo fisiologico (da sei mesi ad un anno, in funzione delle condizioni di partenza dell'azienda), durante il quale il Visible Planning si configura, oltre che come strumento di gestione operativa, come un vero e proprio «programma di sviluppo organizzativo».

Durante tale lasso temporale vengono organizzati, con cadenza bimestrale/trimestrale, una serie di eventi (kick off, mid term review – declaration, final review) che coinvolgono i gruppi di lavoro ed il management aziendale e che hanno l'obiettivo specifico di:

• comprendere e condividere le maggiori criticità vissute dalle persone coinvolte nel processo/progetto;
• esplicitare le criticità legate ai meccanismi operativi ed ai comportamenti;
• individuare logiche di causa – effetto;
• met tere a «fattore comune» background, milestone, macroattività e obiettivi di qualità – costo – tempo;
• migliorare il livello di motivazione del gruppo;
• condividere gli eventuali miglioramenti avvenuti in corso d'opera.

Risultati auspicati
Il forte impatto del Visible Planning sui comportamenti e sulla capitalizzazione della conoscenza, oltre che sulla gestione dei progetti, consente di ottenere risultati «tangibili» quali:

• la riduzione del Lead Time di sviluppo prodotto (dunque del time to market);
• a riduzione dei costi di sviluppo e di prodotto;
• l'aumento della qualità in termini di «right first time»;
• l'affidabilità dei piani.

Ci sono poi benefici più difficilmente misurabili ma altrettanto importanti quali:

• l'aumento delle competenze tecniche, gestionali e sul processo di sviluppo prodotto dei componenti del team ed in particolare del Team Leader;
• l'introduzione di un nuovo metodo per la gestione anticipata dei rischi di progetto;
• nuove abitudini ed una nuova «cultura» nel modo di lavorare;
• l'introduzione di un più efficace ed, al tempo stesso, efficiente approccio alla diffusione e capitalizzazione della conoscenza;
• un clima migliore.

Fonte: Sara Baroni - Ipsoa Editore